Kako napisati poslovni e-mail na engleskom jeziku

Na početku je potrebno pozdraviti poslovni subjekt kojem se obraćamo. Ako nismo sigurni tko je primatelj maila, (ako pišemo poduzeću prvi put) uobičajeni pozdrav je:

Dear Sir or Madam

Navedeni pozdrav, iako prihvatljiv, smatra se staromodnim i bezličnim. Razlog tome je što je danas jednostavnom pretragom na LInkedinu moguće pronaći ime ili titulu osobe s kojom se dopisujemo. Izraz Dear Sir or Madam ne priznaje osobe koje se identificiraju kao nebinarne, pa se može smatrati i uvredljivim. Alternativa je:

To Whom It May Concern

kada se obraćamo organizaciji ili poduzeću, ne pojedincu. No, postoji i nekoliko dodatnih opcija, ako se obraćamo pojedincima ili odgovaramo na prethodno primljeni mail te imamo predodžbu s kim se dopisujemo:

Dear Hiring Manager
Dear [titula]
Dear [ime odjela ili poduzeća]

Kada znamo ime osobe kojoj se obraćamo i možemo si dopustiti određenu razinu ležernosti, tada koristimo svevremenski

Hi/Hello, [ime primatelja] ili
Dear [ime primatelja].

Glavni dio maila započnite uvodnom rečenicom, npr. :

I hope this message finds you well

te jasno istaknite svrhu vašeg maila. Uključite važne informacije u što kraćim odlomcima kako bi mail bio pregledniji i lakši za čitanje. Specificirajte kako biste htjeli da primatelj reagira na vašu poruku te budite konzistentni u tonu i stilu obraćanja. E-mail završite završnom izjavom kojom zahvaljujete primatelju na njegovoj pažnji te istaknite kako očekujete njegov odgovor:

Thank you for your attention to this matter, I am eagerly awaiting your response
Please do not hesitate to contact me if you have any further questions

Looking forward to hearing from you

Na kraju, ne zaboravite formalni pozdrav kojeg dodajete uz vaše ime

Sincerely, [Vaše ime]
Kind regards, [Vaše ime]
Best regards, [Vaše ime].

Kao primjer izdvajamo sljedeći email:

Dear [ime primatelja],

I hope this message finds you well. I am reaching out to explore potential collaboration opportunities between our institutions. At Eureka, we specialize in high-quality language instruction tailored to both individuals and corporate clients.

We believe a partnership could be mutually beneficial, whether through student exchanges, joint programs, or referral arrangements. I would be happy to schedule a brief call to discuss this further at your convenience.

Looking forward to your response.

Best regards,
[Vaše puno ime i prezime]